Livro caixa

 Como proceder sua escrituração

A escrituração do livro Caixa deve conter todas as informações sobre a movimentação financeira da empresa, inclusive a bancária. Nele será registrado todos os pagamentos e os recebimentos ocorridos no mês, o que resultará, ao final de cada mês, na apuração do saldo de ‘caixa e bancos’ englobadamente, representará, portanto, a soma das disponibilidades da empresa naquela data.

Saldo Inicial

O saldo inicial para escrituração do livro Caixa corresponde ao valor de numerário em poder da empresa, na data de 31 de dezembro do ano-calendário anterior, somado aos saldos bancários, de contas correntes e aplicações financeiras, nessa mesma data, devidamente conciliados. Se a empresa for constituída no decorrer do ano-calendário, o saldo inicial, em regra, corresponderá ao montante de Capital Social efetivamente integralizado em moeda corrente por ocasião da constituição da empresa.

Todos os pagamentos, recebimentos e aplicações financeiras, deverão ser escriturados no livro Caixa. Dada à frequência com que ocorrem ou por suas peculiaridades, descrevemos a seguir, alguns de seus pagamentos e/ou recebimentos.

Pagamentos efetuados com cheques

Os pagamentos efetuados por meio de cheques devem ser registrados, na data em que ocorreram, na coluna de ‘saídas’ do livro Caixa, tendo como suporte os documentos: recibo, duplicatas etc. que comprove o pagamento efetuado, com a respectiva data do pagamento e número do cheque utilizado no histórico do lançamento. Os cheques emitidos somente serão lançados no livro Caixa quando efetivamente utilizados para o pagamento a que se destinam.

Recebimentos

Os valores recebidos, inclusive por meio de cheques, de venda à vista, de quitação de duplicatas a prazo etc. devem ser registrados na coluna de ‘entradas’ do livro Caixa, na data em que ocorreram. Se o valor recebido foi depositado em conta bancária, convém mencionar o fato no histórico do lançamento para fins de controle.

Aplicações financeiras

Quanto às aplicações financeiras, não será necessário registrar as suas ‘saídas’ correspondentes às aplicações de liquidez imediata, como fundos de investimentos ou aplicações semelhantes que possam ser resgatadas a qualquer momento. Consequentemente não será registrado as suas ‘entradas’ pelo resgate. Serão lançados somente os rendimentos líquidos recebidos.

Nos casos de aplicações de renda fixa (CDB, RDB, Letras de Cambio etc.) que não se revistam da mesma característica de liquidez imediata, registrar-se-á as ‘saídas’ por ocasião da aplicação, e as ‘entradas’ na data dos seus resgates, discriminando-se o rendimento líquido.

Aplicações em bolsas de valores

As aplicações em bolsa de valores e assemelhados representam aquisição de ativos. Portanto, seu registro deve ser feito na coluna de ‘saídas’ pela aplicação, e na  de ‘entradas’ pela alienação do ativo.

Cobrança bancária de duplicatas

As duplicatas enviadas ao banco para cobrança somente será registrada na coluna  de ‘entradas’ no momento do seu recebimento.

Desconto bancário de duplicatas

As duplicatas enviadas ao banco para desconto somente será registrada na coluna ‘entradas’ no momento em que ocorrer o crédito em conta corrente, pelo valor líquido creditado. Se a duplicata não for paga pelo devedor, e o titulo for devolvido pelo banco, o valor do débito em conta corrente será registrado na coluna de ‘saídas’.

Débito em conta corrente

Os débitos em conta corrente, originários de tarifas bancárias, encargos financeiros etc. será registrado na coluna de ‘saídas’.

Modelo de livro Caixa

Segue modelo de preenchimento do livro Caixa, com dados e valores ilustrativos de uma empresa optante pelo Simples Nacional que adota o recebimento de suas receitas pelo regime de caixa.

Documentação comprobatória

Toda a escrituração deverá estar lastreada em documentação hábil e idônea que represente com clareza e precisão todas as operações financeiras realizadas pela empresa. É necessária a emissão dos documentos que comprovem as referidas operações, sejam eles arquivos impressos ou eletrônicos.

Lembramos que os extratos bancários são documentos de verificação ou de registro das operações feitas pelo Banco. O que suportam as operações são os documentos, como contratos, avisos de lançamentos, cópias de cheque, recibos de depósitos, duplicatas, notas fiscais, recibos de pagamentos, dentre outros.

Manutenção de arquivos

Os documentos que deram suporte à escrituração e o próprio livro Caixa devem ser conservados em locais de boa ordem e guardados enquanto não decorrido o prazo decadencial (mínimo de cinco anos) e não prescritas eventuais ações que a empresa tenha em andamento.